Вам нужно навести порядок в работе с кадрами в уже существующей компании или организовать кадровое делопроизводство с нуля в новой компании?

В статье мы собрали советы и рекомендации экспертов. Следуйте им – и у вас все получится.

На практике можно столкнуться с 2 ситуациями:

  1. Нужно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже существующей компании, в которой оно ведётся без системы, с множеством нарушений. В таком случае вам нужно сначала оценить состояние кадровых документов у работодателя, после чего оформить результаты проверки и уже после приступить к восстановлению и систематизации работы.
  2. Нужно организовать кадровое делопроизводство с нуля во вновь созданной организации или у ИП после появления первого работника. В таком случае лучше сразу начать правильно вести кадровую работу.

Шаг 1. Выберите способ организации кадрового делопроизводства

В первую очередь нужно определить, кто отвечает за кадровое делопроизводство в данной организации. Помимо сферы деятельности и финансовых возможностей, работодатели отличаются друг от друга размером штата сотрудников и текучестью кадров.

Среди кадровых специалистов довольно распространён вопрос, существуют ли нормативы численности кадровых сотрудников на количество работников. Однако ответа на него, к сожалению, нет. Уже давно утратили силу нормативы, приведённые в постановлении Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78. Сейчас средняя цифра по нормативам составляет 200-300 работников на 1 кадрового работника. Учитывая специфику и особенности ведения деятельности, в идеале рассчитать время, необходимое на оформление документов, конкретно у вашего работодателя.

На первом этапе организации кадрового делопроизводства нужно определить, как вам поручили его вести и каковы ваши полномочия:

  1. Вы являетесь специалистом в составе структурного подразделения, к примеру, в отделе учёта кадров.
  2. Вы являетесь единственным специалистом по кадровому делопроизводству в организации и обязаны вести в полном объёме кадровое делопроизводство.
  3. Вы ведёте кадровое делопроизводство по совместительству.

После этого следует внимательно изучить учредительные документы организации.

Шаг 2. Проверьте учредительные документы. Определите уполномоченное лицо

При проверке учредительных документов в первую очередь нужно обратить внимание на наименование работодателя.

Распространённая ошибка: несовпадение наименования работодателя в кадровых и учредительных документах. К примеру, в уставе указано полное и сокращённое наименование, а в кадровых документах – только сокращённое.

Изучите по учредительным документам:

  • кто уполномочен утверждать локальные нормативные акты (ЛНА) и принимать решения о заключении трудовых договоров, их изменении и расторжении
  • кто выступает уполномоченным лицом работодателя, если это юрлицо
  • установлены ли ограничения полномочий руководителя

Распространённая ошибка: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя указан руководитель компании, в преамбуле трудовых договоров – руководитель, действующий на основании устава, а лицо, которое подписывает трудовой договор со стороны работодателя, – начальник отдела кадров или замгенерального директора.

Важно: подписывает трудовой договор уполномоченное лицо работодателя, указанное в начале трудового договора.

Правило: согласно ст. 20 ТК РФ, работодатель-ИП самостоятельно заключает, изменяет и расторгает трудовые договоры, утверждает ЛНА и т.д. Он не может передать иному лицу полномочия работодателя по доверенности.

Шаг 3. Составьте штатное расписание, изучите штатную расстановку

Штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, который даёт ответ на вопрос, в каких трудовых функциях работодатель испытывает потребность. Это один из основных документов, напрямую связанных с трудовой функцией работника по кадрам.

Правило: штатное расписание исчерпывающе определяет потребность работодателя в сотрудниках, ни одного работника нельзя оформить по трудовому договору вне штатного расписания. На оформление по договорам ГПХ данное правило не распространяется.

В соответствии со ст. 15, 57 ТК РФ трудовая функция – работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

Утвердить штатное расписание можно как по унифицированной форме Т-3, так и по собственной форме (лучше в виде приложения к учётной политике). В колонке «Количество штатных единиц» допускается указывать неполную ставку.

Разработка штатного расписания – чья обязанность?

Хотя разрабатывать штатное расписание согласно квалификационному справочнику должностей должен экономист по труду, далеко не у всех организаций есть такой сотрудник. В большинстве случаев отвечает за разработку штатного расписания тот сотрудник, в должностные обязанности которого данная деятельность входит по трудовому договору или должностной инструкции.

Штатное расписание утверждается приказом и хранится постоянно, ограничений по количеству изменений в данном документе нет.

Обратите внимание: штатная расстановка – необязательный ЛНА, однако это удобный инструмент для ведения учёта кадров.

Форма штатной расстановки не утверждена, поэтому за основу в основном берут форму Т-3, используемую для штатного расписания, и добавляют к ней столбцы для ФИО работников, которые занимают конкретную должность, сведений о занимаемой ими ставке и категории работника (инвалид, несовершеннолетний и другие).

Информация из формы штатной расстановки позволяет:

  • создавать отчёты для руководителей
  • вести статистику по работникам
  • проводить качественный аудит кадровых документов работников с учётом особенностей регулирования трудовых отношений

Шаг 4. Определите перечень обязательных локальных нормативных актов в компании

Локальные нормативные акты (ЛНА) – достаточно объёмная тема. Многим специалистам хотелось бы получить универсальный исчерпывающий перечень обязательных ЛНА, однако такого нет.

Правила, касающиеся ЛНА, о которых следует помнить:

  1. Частично или полностью отказаться от ЛНА могут только субъекты микропредпринимательства и НКО, если поместят в типовую форму трудового договора все условия, регулирующие вопросы, которые должны регулировать ЛНА (ст. 309.2ТК РФ). Остальные работодатели должны иметь необходимый минимум ЛНА.
  2. Перечень ЛНА, обязательных для всех работодателей:
    • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) компании (ст. 189 ТК РФ)
    • ЛНА по системам оплаты труда (ст. 135 ТК РФ)

Обратите внимание: ЛНА, который устанавливает системы оплаты труда, необязательно должен быть в виде отдельного положения – эти нормы прописываются в ПВТР или коллективном договоре;

    • ЛНА по нормированию труда (ст. 162 ТК РФ)
    • ЛНА по установлению порядка обработки персональных данных, прав работников и особенностей передачи и хранения персональных данных сотрудников (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ)
    • ЛНА по охране труда (раздел X ТК РФ)
    • кодекс этики и служебного поведения сотрудников (Федеральный закон от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ)
    • график отпусков нужно обязательно разработать и утвердить на календарный год не позднее чем за 2 недели до его начала

Обратите внимание: если организация была создана в начале или в середине календарного года, на этот год не нужно составлять график отпусков.

  1. Есть ЛНА, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий, к примеру:
    • положение о командировках
    • положение об аттестации работников и другие ЛНА

Именно данный вопрос требует системных, комплексных знаний трудового законодательства в целом. ЛНА принимаются с учётом мнения представительного органа работников согласно ст. 372 ТК РФ. Данный пункт обязателен, если в организации есть представительный орган работников, но на начальном этапе организации кадрового делопроизводства он, скорее всего, будет отсутствовать. В таком случае можно пропустить этот пункт.

  1. Работники должны быть ознакомлены под подпись со всеми принимаемыми ЛНА (ч. 2 ст. 22 ТК РФ), если работодатель не ввёл электронный кадровый документооборот по процедуре ознакомления с ЛНА по ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Вновь принимаемых работников необходимо ознакомить под подпись с ЛНА до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 5. Проверьте, правильно ли оформлен на работу руководитель

В первую очередь нужно проверить все документы по оформлению руководителя, так как он является основным работником любой организации.

В соответствии с ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ необходимо запросить у налоговых органов информацию из реестра дисквалифицированных лиц о наличии дисквалификации физлица, являющегося руководителем.

У руководителя двойной правовой статус:

  • он является единоличным исполнительным органом юрлица
  • выполняет обязанности работника – трудовую функцию руководителя

На руководителя должны быть оформлены:

  • документы о назначении его генеральным директором или директором в соответствии с федеральными законами (далее – ФЗ) и учредительными документами
  • приказ о приёме на работу, трудовой договор
  • запись в трудовую книжку (если она ещё ведётся на этого работника)

Рекомендация: следует проверить, чтобы приём и увольнение руководителя организации производились органом управления, указанным в уставе организации. Также нужно изучить по учредительным документам полномочия генерального директора (директора), не нарушается ли срок его полномочий (если он указан в уставе).

Распространённый вопрос среди специалистов: как правильно внести в трудовую книжку запись о приёме на работу гендиректора?

Ответ: так как трудовая книжка является основным документом, подтверждающим именно трудовой стаж человека, в неё вносятся сведения о приёме на работу, а не о процедурах избрания или назначения, поэтому в трудовую книжку нужно внести запись именно о приёме на работу и указать в графе 4 реквизиты приказа о приёме на работу (номер, дата).

Распространённая ошибка при оформлении трудового договора с руководителем – несоответствие срока трудового договора сроку его полномочий в роли единоличного исполнительного органа в учредительных документах.

Шаг 6. Проверьте наличие всех требуемых приказов о назначении ответственных лиц

Законодательством прямо предусмотрено наличие следующих приказов о назначении ответственных лиц:

  1. О назначении уполномоченного на ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек (п. 42 приказа Минтруда РФ от 19 мая 2021 года № 320н).
  2. О назначении ответственного за организацию обработки персональных данных лица (ч. 1 ст. 18.1 ФЗ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ).
  3. О назначении ответственного за воинский учёт и отчётность в военкомат (п. 12 постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 года № 719).
  4. О назначении уполномоченного на решение задач в области гражданской обороны (приказ МЧС России от 23 мая 2017 года № 230).

Дополнительно необходимо определить лиц, ответственных за:

  • ведение табеля учёта рабочего времени
  • подачу сведений в МВД о заключении, расторжении трудовых или гражданско-правовых договоров с иностранцами
  • подачу данных в службу занятости населения, размещение сведений на портале «Работа в России» (если работодатель попадает в перечень из п. 3.2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 года № 1032-I)
  • охрану труда в организации
  • передачу сведений по форме СЗВ-ТД в ПФР
  • предоставление в ПФР отчётов по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ
  • предоставление в Росстат форм статотчётности

Шаг 7. Разработайте проект трудового договора, следуя рекомендациям

Одним из основных документов по регулированию трудовых отношений с работниками является трудовой договор, поэтому рекомендуется тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников в штате.

Помимо этого, по итогам проверок ГИТ, трудовой договор – самый дорогой документ в работе с кадрами с точки зрения применяемых штрафных санкций. Согласно ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, штраф для юрлиц может составлять от 50 тысяч до 100 тысяч рублей, причём проверяющие иногда умножают штраф на число неверно составленных трудовых договоров в компании.

Для руководителей госучреждений, субъектов малого предпринимательства, относящихся к микропредпринимателям, разработана и утверждена типовая форма трудового договора.

В остальных случаях работодателям нужно самостоятельно разработать форму документа. При этом следует руководствоваться следующими рекомендациями.

Рекомендация 1. Составляйте трудовой договор с учётом требований ст. 57 ТК РФ. Для этого в нём должны быть обязательные сведения:

  • наименование работодателя (или ФИО работодателя-физлица) и ФИО работника, заключающих трудовой договор
  • паспортные данные (или заменяющие их документы) работника и работодателя-физлица
  • ИНН работодателя, за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП
  • сведения об уполномоченном представителе работодателя, подписывающем трудовой договор, и основание, по которому он наделён соответствующими полномочиями
  • дата и место заключения договора

В большинстве случаев эти сведения находятся в преамбуле к трудовому договору или часть из них остаётся в преамбуле, а часть размещается на последней странице трудового договора.

Пример: «Общество с дополнительной ответственностью «Атлант» (ИНН 1344667851), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Аксёнова Алексея Сергеевича, действующего на основании трудового договора от 23.03.2017 № 15-тд-2017 и приказа от 25.08.2017 № 9, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Петров Сергей Иванович (паспорт серия 0483, № 147467, выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 12.03.1989 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о …»

Рекомендация 2. Учитывайте обязательные условия трудового договора, указанные в ч. 2 ст. 57 ТК РФ, и помните, что некоторые из них обязательны при определённых условиях:

  • только при заключении срочного трудового договора – срок трудового договора и обстоятельства, ставшие основанием для его заключения в соответствии с ТК РФ или иным ФЗ
  • только при приёме на работу работника с вредными или опасными условиями труда – гарантии и компенсации за работу с такими условиями труда на рабочем месте, и указание их характеристик
  • при отличии режима рабочего времени и отдыха от общих правил, действующих у работодателя, – режим рабочего времени и времени отдыха
  • условия, определяющие характер выполняемой работы: подвижной, разъездной, в пути

Рекомендация 3. Не используйте сомнительные источники из интернета при разработке проекта трудового договора. Проанализируйте разные источники и разработайте свою форму, пропустив их через призму ст. 57 ТК РФ.

Также опирайтесь на статьи ТК РФ, регулирующие трудовые отношения с отдельными категориями работников, или нормы ФЗ, регулирующие вид деятельности вашей организации.

Рекомендация 4. Если в трудовом договоре есть ссылка на должностную инструкцию, обязательно проверьте её наличие и ознакомлен ли с ней работник под подпись.

Рекомендация 5. При проверке трудового договора обратите особое внимание на условие о месте работы:

  • если работник принимается в головную организацию, нужно указать наименование населенного пункта по месту регистрации компании. К примеру, «Место работы: ООО «Атлант», г. Москва»
  • если работник принимается в филиал или структурное подразделение организации в другой области, нужно указать: «Место работы: структурное подразделение ООО «Атлант», г. Пермь»

Важно: не путайте и не меняйте местами понятия «место работы» и «рабочее место». Это распространённая ошибка при составлении трудовых договоров.

Рекомендация 6. В трудовой договор допускается включать допусловия из ч. 4 ст. 57 ТК РФ, а также иные условия. Однако работодатель не будет нести ответственность за их отсутствие.

Рекомендация 7. Если в процессе трудовой деятельности работник будет связан с обслуживанием, хранением материальных ценностей, сразу разработайте и подготовьте договор о полной материальной ответственности. Дайте его на подпись работнику вместе с трудовым.

Если вы организуете кадровое производство с нуля, обязательно проверьте:

  • наличие трудовых договоров и допсоглашений со всеми работниками
  • наличие подписей работников на экземпляре трудового договора работодателя о получении ими 2-го экземпляра

Шаг 8. Проверьте ведение трудовых книжек

Назначьте ответственное лицо

Изначально нужно подготовить приказ о назначении ответственного лица за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек.

Важно: закон запрещает принудительный труд, поэтому, если эти обязанности не были указаны в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного лица, нужно заключить допсоглашение к трудовому договору или внести изменения в должностную инструкцию.

Если назначается работник, в чьи обязанности не входит кадровое делопроизводство (к примеру, главный бухгалтер), следует сначала оформить соглашение о совмещении (поручении работнику допработы при наличии его письменного согласия) с доплатой согласно ст. 151 ТК РФ.

Проверьте ведение и учёт трудовых книжек

На этом этапе следует проверить, чтобы бланки трудовых книжек вместе с вкладышами в них были приобретены и учтены в специальной приходно-расходной книге.

Согласно п. 44 приказа Минтруда РФ от 19 мая 2021 года № 320н (далее – приказ № 320н), работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в неё.

Как и бланки строгой отчётности, бланки трудовых книжек и вкладыши нужно хранить в бухгалтерии.

Также проверьте, оформлены ли:

  • приходно-расходная книга – её ведёт бухгалтерия (см. п. 41 приказа №320н)
  • книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них – её ведёт кадровая служба

Обе книги нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя (или ИП) и печатью организации (при её наличии).

Важно: обязательно проверьте наличие трудовых книжек на всех работников, на которых работодатель обязан продолжать их вести. Это те работники, которые выбрали такую форму и предъявляли при трудоустройстве трудовую книжку с записью об увольнении.

Работодателю не нужно вести трудовые книжки на работников, которые:

  • впервые поступили на работу по трудовому договору после 30 декабря 2020 года
  • подавали заявление о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ
  • являются совместителями
  • работают дистанционно (если они не подали заявление о ведении трудовых книжек)

Предоставление отчётности в ПФР

С 1 января 2020 года работодатели обязаны предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, а с 1 января 2023 года в составе единой форме ЕФС-1, если:

  • работника трудоустраивали на работу, переводили, увольняли
  • работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную или электронную трудовую книжку

Шаг 9. Подготовьте все требуемые документы для работы с кадрами

Документальное оформление работников на работу – первый этап кадровых процедур. Для внесения изменения в трудовой договор, оформления ежегодного отпуска, назначения ответственных лиц и остальных процедур потребуются отдельные документы.

Шаг 10. Проверьте все режимы работы в организации

Нужно проверить, чтобы в ПВТР были указаны все режимы рабочего времени, по которым трудятся работники в вашей организации. Описание каждого режима рабочего времени проверяйте по ст. 100 ТК РФ.

Обратите внимание: режим рабочего времени может отличаться от общеустановленных правил (у работников с неполным рабочим временем, совместителей, инвалидов (I или II группы), несовершеннолетних и пр.) – в таком случае его нужно установить в трудовом договоре.